Stel: u runt een technologiebedrijf in Almere en uw team heeft een veelbelovend productidee. De vraag die dan al snel op tafel ligt: steekt u meteen ontwikkeluren in een prototype, of onderzoekt u eerst of het idee technisch en commercieel haalbaar is? Die keuze bepaalt niet alleen uw planning, maar ook welke subsidie het beste bij uw project past. Voor de onderzoeksfase bestaat het MIT-haalbaarheidsproject, voor de ontwikkelfase de WBSO. Wie de verkeerde route kiest, laat geld liggen of mist een deadline.

De onderzoeksfase: subsidie voor een haalbaarheidsproject

Twijfelt u nog of uw idee werkt en of er een markt voor is, dan is een haalbaarheidsonderzoek de logische eerste stap. Het MIT-haalbaarheidsproject is een regeling voor mkb-bedrijven die zo'n onderzoek willen uitvoeren. U brengt daarmee de technische risico's en de economische kansen in kaart voordat u grote bedragen investeert.

Daarbij telt timing zwaar. De regeling opent jaarlijks op een vast moment. Aanvragen worden doorgaans op volgorde van binnenkomst behandeld, terwijl het budget beperkt is. Een aanvraag voor MIT haalbaarheid moet daarom op de openingsdag klaarliggen, inclusief een goed onderbouwd projectplan. Wie pas na de opening begint met schrijven, vist in de praktijk vaak achter het net.

De ontwikkelfase: lagere loonkosten via de WBSO

Is de haalbaarheid al duidelijk en gaat uw team daadwerkelijk ontwikkelen, dan is de WBSO de passende regeling. Deze fiscale regeling verlaagt de loonkosten van speur- en ontwikkelingswerk: de uren die uw medewerkers besteden aan het oplossen van technische knelpunten, bijvoorbeeld bij de ontwikkeling van een nieuw product of nieuwe programmatuur.

Anders dan bij het haalbaarheidsproject kunt u meerdere keren per jaar een aanvraag voor de WBSO indienen. Dat maakt de regeling flexibel. Start uw ontwikkeltraject in het najaar, dan hoeft u niet te wachten op een jaarlijkse openstelling. Wel geldt dat de aanvraag vóór de start van de werkzaamheden ingediend moet zijn, omdat uren die vóór de aanvraag zijn gemaakt niet meetellen.

Drie factoren die de keuze bepalen

De eerste factor is onzekerheid. Weet u nog niet of de techniek werkt en of klanten ervoor willen betalen, dan hoort uw project in de onderzoeksfase thuis en ligt het haalbaarheidsproject voor de hand. Is het pad helder en gaat het vooral om bouwen en testen, dan past de WBSO.

De tweede factor is timing. Het haalbaarheidsproject kent één openingsmoment per jaar; valt dat moment slecht ten opzichte van uw planning, dan kan wachten uw project maanden vertragen. De WBSO kunt u het hele jaar door aanvragen.

De derde factor is capaciteit. De WBSO verlaagt de loonkosten van eigen personeel. Heeft u nog geen eigen ontwikkelaars in huis, dan levert de regeling weinig op en is een haalbaarheidsonderzoek, waarbij u ook externe kosten kunt opvoeren, vaak passender.

Combineren mag: eerst onderzoeken, dan ontwikkelen

De twee regelingen sluiten elkaar niet uit, maar volgen elkaar juist logisch op. Veel bedrijven starten met een haalbaarheidsproject en zetten bij een positieve uitkomst het ontwikkeltraject voort onder de WBSO. Zo wordt elke fase van het project ondersteund en spreidt u het financiële risico.

Een aanvraag die aansluit op de eisen van de regeling vraagt wel kennis van de voorwaarden en van wat beoordelaars willen zien. Een subsidiespecialist zoals Leap, dat al jarenlang technologiebedrijven begeleidt bij regelingen als de WBSO en de MIT, kan die aanvraag voor u opstellen en kent de valkuilen. Dat verhoogt de slagingskans en bespaart uw team tijd die beter in het project zelf kan gaan zitten.

De beslisregel in het kort

Is de uitkomst van uw project nog onzeker, kies dan voor een MIT-haalbaarheidsproject en zorg dat de aanvraag klaarligt vóór de openstelling. Staat het ontwikkelpad vast en heeft u eigen mensen op het project, dien dan een WBSO-aanvraag in voordat het werk begint. En doorloopt uw project beide fasen, plan dan beide regelingen achter elkaar in. Zo betaalt de overheid mee van het eerste onderzoek tot het werkende product.